Medlemsavgiftsfaktureringen är en av föreningarnas största administrativauppgifter. I Suuli är medlemsagviften och båtplatsavgiften skilda från varandra för att underlätta för faktureringen. Då man skapar en massfaktura börjar man med att välja ”Fakturor” i delen ”Massfakturering.”
I massfaktureringen skriver man först in fakturans övergripande uppgifter, som syns på varje faktura/beställning. Man bör välja betalningsvillkor fastän ett fast förfallodatum är valt. Man kan dock välja ett fast betalningsdatum som avviker från de generella betalningsvillkoren, då förfaller räkningen på det valda förfallodatumet.
Varje massfaktureringenssluttext skrivs specifikt för den aktuella massfaktureringen. Om ett avvikande förfallodatum inte anges, och man vill exempelvis kontrollera informationen i lugn och ro, kan man välja det datum som man tror att räkningarna går ut som leveransdatum. Om man sänder en gemensam massfaktura för medlemsavgifterna och båtplatserna kan förfallodatumet vara det samma.
Medlemsavgiftens massfakturering
Medlemsavgiftens massfakturering är i princip en uppsamlingsfunktion, där Suuli samlar in föreningens valda medlemsuppgifter och fakturerar dessa. Färdiga beställningar samlas in och sammanställs utgående ifrån mottagaren i samband med faktureringen. Själva faktureringen sker på samma sätt som hos de övriga fakturorna.
Samtliga medlemskategorier kan väljas samtidigt, eller så väljs enbart en viss medlemskategori. Suuli formar beställningen efter de uppgifter som är skrivna för den specifika medlemskategorin. Observera att medlemsavgiftsprodukten (medlemsavgiftens pris) är ihopkopplat med den kategorin av medlem som angivits. Kontrollera kategorierna genom att gå till ”Den egna föreningen” och ”Medlemskategorier”. Genom att välja ”Fakturera medlemsavgift” då faktureringen är färdigt sammanställd, så meddelar Suuli genom en grön balk att ”Beställningen skapad”.Beställningen syns då under fliken ”Beställningar”.
Båtplatsernas massfakturering
Båtplatsernas massfakturering görs till en början på samma sätt som medlemsavgifternas massfakturering –genom att skriva in de övergripande uppgifterna.
I massfaktureringen skrivs först fakturans allmänna uppgifter in, som syns på alla massfakturerade fakturor/beställningar. Man bör välja ett betalningsvillkor fastän ett fast förfallodatum är valt. Man kan dock välja ett fast betalningsdatum som avviker från de generella betalningsvillkoren, då förfaller räkningen på det valdaförfallodatumet. Varje massfaktureringens sluttext skrivs specifikt för den aktuella massfaktureringen. Om ett avvikande förfallodatum inte anges, och man vill exempelvis kontrollera informationen i lugn och ro, kan man välja det datum som man tror att räkningarna skickas som leveransdatum.
Som faktureringsalternativ i båtplatsavgifternas samlingsfakturering framgår alla betalningsgrunder för föreningens båtplatsavgifter. Betalningsgrunderna väljs efter vad som ska faktureras. Det kan exempelvis handla om att fakturera sommarens båtplatser. Detta görs genom att välja ”Alla båtplatskategorier”, eller så väljs de kategorier man vill fakturera, i det här exemplet tar man då bort vinterförvaringsavgifterna därifrån.
Genom att välja ”Fakturera båtplatsavgifterna” då båtplatsavgiftsfakturorna är sammanställda berättar Suuli genom en grön balk att beställningen är skapad. Beställningen syns då under fliken ”Beställningar.”
Flytta till Beställningar för att göra de sakgranskningar som behövs. I det här skedet är beställningarna uppsatta för granskning, man kan behandla den och vid behov ta bort dem genom att klicka på knappen ”Ta bort valda”. Till en enskild faktura kan man lägga till tilläggsrader vid behov.
Granskade beställningar kan faktureras genom att välja ”Fakturera valda”, dessa behandlas då som fakturor som väntar på betalning. Fakturankan då inte längre tas bort. Suuli meddelar genom en grön balk att fakturan är skapad. En färdig faktura hittas under fliken ”Fakturor”.
Då beställningen omformas till faktura, läggs alla öppna beställningar som finns på en och samma person under en faktura. Om medlemmen är delaktig i en samlingsgrupp, så påförs gruppens alla fakturor på samlingsgruppens huvudperson. Att föra dessa till samma faktura förutsätter att de öppna fakturorna faktureras samtidigt.
Fakturorna är färdiga och de öppna beställningarnaär sammanförda.
En färdig faktura kan öppnas och kontrolleras via betalningsreferensnummer.
Ur fakturan fås alla de beställningsuppgifter som är kopplade till fakturan och som behövs för beställningen. Dessa fås genom att klicka på den ifrågavarande fakturans beställningsnummer, som exempelvis innehåller oklarheter.
Till de samlade fakturaraderna finns även förklaringar i fakturans raduppgifter.