Jäsenmaksulaskutus on yksi suurimpia seuran hallinnollisia toimia. Suulissa on panostettu erityisesti jäsenmaksu- ja venepaikkalaskutuksen helppoon toteuttamiseen.
Massalaskutuksen aloitus tapahtuu valitsemalla Laskut osiosta Massalaskutus.
Massalaskutuksissa kirjataan ensin laskujen yleistiedot, jotka nousevat jokaiselle massalaskutettavalle tilaukselle / laskulle. Maksuehto on valittava, vaikka käytettäisiinkin kiinteää eräpäivää. Kiinteä eräpäivä voidaan valita muusta maksuehdosta poikkeavaksi, jolloin lasku erääntyy maksettavaksi vasta valittuna päivänä. Massalaskujen lopputeksti kirjataan massalaskutuskohtaisesti erikseen. Mikäli poikkeavaa eräpäivää ei anneta, mutta halutaan tehdä esim. tilausten tarkistukset rauhassa, voidaan toimituspäiväksi valita se päivä, kun uskotaan laskujen lähtevän vastaanottajille. Mikäli samalle laskulle yhdistetään jäsenmaksujen ja venepaikkojen massalaskutukset on kiinteä eräpäivä oltava sama.
3.2.1. Jäsenmaksujen massalaskutus
Jäsenmaksujen massalaskutuksen periaatteena on keruutoiminto, jolla Suuli kerää seuran valitsemat, jäsenluokkakohtaisesti laskutettavat jäsenmaksut tilauksiksi. Valmiit tilaukset kerätään ja yhdistellään vastaanottajakohtaisiksi laskuiksi tilausten laskutuksen yhteydessä. Itse laskutus tapahtuu samalla lailla kuin kaikkien muidenkin tilausten laskutus.
Valinnassa voidaan valita suoraan kaikki jäsenluokat tai laskuttajan halutessa valita jäsenluokat yksitellen. Suuli muodostaa tällöin tilauksen kaikille niille seuran jäsenille jotka ovat kiinnitettyjä kyseisiin jäsenluokkiin. Huom! Jäsenmaksutuote (jäsenmaksun hinta) on kiinnitettynä seuran jäsenluokkien ylläpidossa -> Oma seura -> Jäsenluokat osassa.
Valitaan , jolloin jäsenmaksutilaukset muodostuvat ja Suuli kertoo vihreällä yläpalkilla, että tilaukset on nyt luotu. Tilaukset nousevat Tilaukset – välilehdelle.
3.2.2 Venepaikkojen massalaskutus
Venepaikkojen massalaskutuksen aloitus tapahtuu samoin kuin jäsenmaksuissakin kirjaamalla kaikille massalaskutettaville laskuille yleistiedot.
Massalaskutuksissa kirjataan ensin laskujen yleistiedot, jotka nousevat jokaiselle massalaskutettavalle tilaukselle / laskulle. Maksuehto on valittava, vaikka käytettäisiinkin kiinteää eräpäivää. Kiinteä eräpäivä voidaan valita muusta maksuehdosta poikkeavaksi, jolloin lasku erääntyy maksettavaksi vasta valittuna päivänä. Massalaskujen lopputeksti kirjataan massalaskutuskohtaisesti erikseen. Mikäli poikkeavaa eräpäivää ei anneta, mutta halutaan tehdä esim. tilausten tarkistukset rauhassa, voidaan toimituspäiväksi valita se päivä, kun uskotaan laskujen lähtevän vastaanottajille.
Venepaikkamaksujen koontitilauksessa laskutusvaihtoehdoiksi nousevat kaikki seuran venepaikkamaksujen eri maksuperusteet. Maksuperusteista valitaan ne makuperusteet, jotka halutaan laskuttaa. Esimerkkitapauksessa ollaan laskuttamassa kesän laituripaikkoja, joten valinnassa on käytetty Kaikki venepaikkaluokat, joista on poistettu talvitelakoinnin laskutus.
Valitaan , jolloin venepaikkamaksutilaukset muodostuvat ja Suuli kertoo vihreällä yläpalkilla, että tilaukset on nyt luotu. Tilaukset nousevat Tilaukset – välilehdelle.
Siirrytään tilauksiin tekemään asiaankuuluvat tarkistukset. Tässä vaiheessa tilaukset ovat vielä erillisinä tilauksina, joita voi käsitellä ja tarvittaessa vielä poistaa toiminnolla. Yksittäiseen tilaukseen voidaan vielä tarvittaessa lisätä tilausrivi yksittäislaskun tapaan.
Tarkistetut tilaukset valitaan laskutettaviksi ja Laskutetaan , jolloin niistä muodostuu avoin lasku odottamaan suoritusta, eikä valmista laskua voi enää poistaa. ja Suuli kertoo vihreällä yläpalkilla, että laskut on nyt luotu. Tehdyt laskut löytyvät Laskut - välilehdeltä.
Kun tilauksista muodostetaan laskut, niin kaikki samalle jäsenelle tehdyt avoimet tilaukset kootaan yhdelle laskulle. Mikäli jäsenelle on määritelty koontijäsen, niin jäsenen tilaukset kootaan koontijäsenen laskulle. Tilausten yhdistymiset samalle laskulle edellyttää, että tilaukset laskutetaan samanaikaisesti.
Laskut ovat valmiit ja edellä mainitut tilausten yhdistämiset ovat tapahtuneet:
Valmis lasku saadaan avattua tarkisteluun Maksuviitteen numerosta.
Laskusta löytyy kaikkien niiden tilausten tilausnumerot, jotka ovat yhdistyneet laskuun ja tarvittaessa tilausta voidaan vielä tarkistella valitsemalla ko. askarruttava tilaus tilausnumeroa klikkaamalla.
Kerätyille laskuriveille löytyy myös selitykset laskun rivitiedoista.