3.3.1. Laskujen hakutoiminnot
Laskun tila
Tehtyjä laskuja voi hakea useilla eri tavoilla laskun tilan mukaisesti, kaikki laskut ja myös asiakkaan nimellä tai viitteellä. Valitaan oikea hakumuoto ja painetaan painiketta.
Laskutusmuoto
Laskuja voidaan hakea myös laskutusmuodon mukaan yhdistettynä laskujen lähetystietoihin.
Valitaan oikea hakumuoto ja painetaan painiketta.
3.3.2. Laskujen lähetystoiminnot
Laskulistauksesta valitaan lähetettävät laskut, jotka valitaan merkitsemällä rasti valitun laskun kohdalle ja listauksen alareunasta valitaan.
Laskut voi lähettää sähköpostitse vastaanottajan sähköpostiosoitteeseen, jos se on ylläpidetty rekisterissä tai se oli päivitettynä kyseisessä tilauksessa, tallentaa EPL-tiedostoksi tai tulostaa PDF tiedostoksi, printata PDF paperille ja lähettää laskut itse postitse vastaanottajalle
Yksittäisen laskun voi myös avata, tulostaa PDF tiedostoksi ja lähettää liitteenä vastaanottajan sähköpostiin.
3.3.3. Hyvityslasku
Toisinaan tulee tilanne, jolloin valmis lasku joudutaan jostakin syystä perumaan. Tällöin tehdään hyvityslasku, joka tekee käänteisenä kaikki alkuperäisessä laskussa olleet tapahtumat.
Avataan virheellinen lasku viitenumerosta ja painetaan Hyvitä – painiketta, ohjelma kysyy vahvistuksen ja hyväksymisen jälkeen muodostuu hyvityslasku.
Avatessasi juuri muodostuneen hyvityslaskun huomaat uuden laskunnumeron ja punaiset tekstit Hyvityslasku sekä hyvitetyn laskun numeron. Kaikki laskutiedot ovat myös – merkkisiä.
Hyvittäminen erikoistapauksissa
Suulissa on laskutusominaisuus, eikä se ole kirjanpitojärjestelmä. Tästä syystä eteen voi tulla joskus haasteita! Alla muutama esimerkkitilanne ja kuinka näissä tapauksissa tulisi toimia.
Kuinka toimin, jos henkilö on maksanut laskun, lasku on ollut aiheeton tai muusta syystä summa on päätetty palauttaa?
Seura palauttaa rahat laskun maksaneelle.
Suuliin tehdään miinusmerkkinen lasku vastaavalla avoimella summalla ja identtisin laskutiedoin (sama tuote, mutta miinusmerkkinen tuotteen hinta), sitten lisätään sille laskulle miinusmerkkinen maksusuoritus käsin ja maksun yhteyteen kirjoitetaan lisätiedoksi ”Palautus/hyvitys laskuun (ja laskun numero)”.
Kuva 1.
Sitten alkuperäiseen laskuun voi merkitä 0 € maksusuorituksen tai korjata olemassa olevan suorituksen "maksaja"-kohtaa, johon lisätiedoksi voi merkitä ”Hyvitetty/Palautettu laskulla (ja miinusmerkkisen laskun numero)”. Näin ei tule virheitä kirjanpitoon.
Kuva 2.
Hyvitimme vahingossa jo maksetun laskun! Kuinka korjaamme tilanteen?
Hyvityslaskun luomista ei voi perua. Tästä syystä tulee luoda alkuperäinen lasku uudestaan. Suorituksen voi irrottaa alkuperäisestä laskusta ja siirtää uuteen laskuun. Hyvityslaskun summa nollaantuu, kun maksusuoritus irrotetaan siitä.
Asiakas on maksanut laskun osittain. Mitä teemme?
Tapaus 1. Lasku on ollut aiheellinen.
Seura perii laskun loppusumman asiakkaalta.
Tapaus 2. Lasku on ollut virheellinen ja asiakas on jättänyt virheellisesti laskutetun tuotteen maksamatta.
Suuliin tehdään uusi lasku oikealla tiedoilla. Suoritus irrotetaan virheelliseltä laskulta ja se kohdennetaan uudelle laskulle. Virheellisen laskun voi hyvittää (mikäli kuukausi ei ole vielä vaihtunut). Muuten tulisi luoda miinusmerkkinen lasku vastaavalla avoimella summalla ja identtisin laskutiedoin (sama tuote tai tuotteet, mutta miinusmerkkiset hinnat), sitten lisätään sille laskulle miinusmerkkinen maksusuoritus käsin ja maksun yhteyteen kirjoitetaan lisätiedoksi ”Korjattu lasku/Hyvitetty lasku (ja uuden laskun numero)”.